提高工作效率的最佳方法

2022-03-18 11:13:27 生活 5个月前 (03-18) 34次浏览

你是否曾经在工作日结束时抬头看了看时钟,觉得自己做得不够好?你是否在晚上和周末加班加点地工作,但仍然没有达到你的目标结果?为什么你还没有发现如何提高工作的效率?

开发一种更精简、更有效的方式来管理你的工作相关任务,不仅使你的工作效率更高——它还能让你有更多的自由时间,无论你是在提高自己还是在放松自己,都可以随心所欲地度过。

提高工作效率的最佳方法

什么是工作效率?

工作效率是指以尽可能少的投入获得最大产出的能力。它意味着用更少的钱做更多的事。工作更聪明,而不是更努力。当你提高了效率,你就能够从相同数量的投入中获得更大的产出--甚至更少。对于员工来说,这意味着能够在有限的时间内完成更多工作:工作日。

你可以用这个公式来计算工作效率:产出/投入=效率。公式中的产出是标准劳动时间。输入是你或你的员工实际工作的小时数。然后将其乘以100,得到一个百分比。这就是你的工作效率。

关于工作效率的常见误解

我们对生产力和工作效率的信念实际上会阻碍我们实现我们的目标。为了提高工作效率,不要再相信这三个常见的神话了。

1.忙碌等同于效率

我们的社会是一个 “忙碌的崇拜”,它训练我们认为,如果我们不断地在工作,我们就是有成效的。但是,埋头于一堆没有减弱迹象的任务之下,并不是提高效率的方法。不要再把运动误认为是成就,要开始确定优先次序。真正的生产力是用更少的努力和时间达到你想要的结果。

提高工作效率的最佳方法

2.多任务处理是必须的

多任务处理并不是必须的--它是一个神话。事实是,如果你同时做所有的事情,你其实根本没做什么。“重点在哪里,能量就流向哪里”--而多任务处理会使重点分散,因此你的能量会流向各个不同的方向。按照优先顺序,一次把全部精力放在一项任务上,这样做效率更高。

3.在家工作的效率较低

在家工作的人越来越多--一些员工感到更加心烦意乱,工作效率降低。从长远来看,抛弃僵硬的朝九晚五的时间表和漫长的通勤将导致更大的工作效率,而不是更低。这里的关键是创造一个尽可能少分心的环境,并打破那些降低生产力的坏习惯。

提高工作效率的方法

1.明确工作内容

提高工作效率,很重要的一点就是,要清楚自己每天的任务是什么,今天有哪些工作要处理,把这些工作都数据化,打一个比方,比如明天我要处理五个任务,那么在今天晚上就把这些任务写到纸上,这其中的一个关键所在,就是把这些任务进行优先级排序。

哪一个任务最重要,哪一个任务最不重要,依次排列出来,到了明天就先做最重要的工作,做完做好后,再进行下一项工作,因为你忙碌的都是每天最重要的工作,在重要的工作上花费些时间是值得的,有很多人分不清工作轻重缓急,做起来完全乱了节奏,到头来什么工作都没做好,这就得不偿失了。

提高工作效率的最佳方法

2.参加培训 提高技能

多学习知识,尤其是工作中的专业知识,通过不断的学习、参加职能培训,提高自身的工作技能,解决工作中出现的疑难杂症,提升应对能力,提高工作效率。

3.保持积极的心态

不管是生活中还是工作中,保持积极向上的乐观心态是至关重要的。特别是在工作中面对繁重的工作压力或者遇到瓶颈时,要学会调节心态,莫让消极的情绪影响到对工作的处理。也可以通过默许,告诉自己,工作的成功与生活一样,并没有捷径,只有通过一步一个脚印,踏踏实实的做才是能为日后的工作提高工作效率做铺垫。

4.时间规划

除了要罗列出每天的工作,对自己还要有明确的时间规划,就是说什么时间该干什么事,要做到心中有数,比如规定自己几点起床,几点到公司,每段时间都有对应的工作,这也是治疗拖延症的一个好方法,很多人为什么工作效率低?很大一部分原因就是拖延症太严重,总想着把工作拖到明天再做,而到了明天又想拖到后天,到头来不了了之,做好时间规划,能大幅提升工作效率。

提升工作效率的6个好方法

第一,习惯打附稿,列提纲。动手做事之前,先把整个事情的框架,步骤在脑子里过一遍,这个就叫做打附稿。做事情不打附稿就立即行动的人,看似是执行力很强,实则是思路混乱,浪费的时间更多。正确的做事方法是先把大体的步骤给规划好,比如第一步做什么,要解决什么问题,得出什么结果。接着调配好资源,比如时间和人力,最后再行动,并且在行动的过程当中不断地调整和优化步骤。如果记性不好,打附稿有困难,就借助纸和笔把步骤提纲写下来,然后对照着一步步去做,一开始花的这点时间能够给你后面节约一大把时间。

第二,不要同时脚踏n条船。现在很流行多任务处理,但是多任务处理的真正意思不是说同时能做好几件事情,而是能够在很短的时间里,合理安排好各项任务的轻重缓急,每件事都做到有条不紊。提升工作效率的真谛绝对不是分散精力,而是合理地利用时间,做一件事情就保持专一,千万不要同时脚踏多条船。比如说,你需要在规定的时间里完成三项工作,此时千万不要三项工作同时进行,而是评估好每件工作需要花费的时间以及资源消耗,再做出最优解的分配。例如三项工作,你评估下来,a需要花十五分钟,b需要花四十分钟,c需要花十分钟。但是在做b的时候,中途有二十分钟的时间是等候同事帮你来找资料,你只需要等着就好,这个就相当于多出来了二十分钟的盈余,那么你就可以完全顺带的把c做完,同时还能够留十分钟的时间给a。所以说此刻的最优解就是先做b,然后在等待找资料的时间里把c做完,再接着把a做完,最后等到资料找好之后,把b收尾,这个就叫做时间管理。

第三,学会拆分节点。当目标过于复杂、庞大的时候,就把它拆分成一个个小节点。比如说,对一个从来没有接触过模型的人来说,你让他亲手做一个战舰的模型出来,会一脸懵逼。哪怕是看说明书,也会被那些密密麻麻的文字和图示搞得晕头转向的。这个时候就得运用到拆分的思路,把这艘战舰拆分成若干部分,也就是组成战舰这个大任务下面的若干节点。比如从左往右粗略分,可以分为船头、船身和船尾。按照功能模块分,可以分成甲板、驾驶舱、炮台、了望塔等等等等,接着把每一个部分再当做小任务去完成。你会发现要简单得多。拆分的目的是把本来不知道应该怎么做的事情变成若干个你看了以后,就知道该做什么的事情。牢记一点,大目标由若干个中目标组成,中目标又由若干个小的目标组成。当这个思路运用娴熟之后,你会发现这个世界上任何事情都可以拆分。这就是一个既能降低难度又能提高效率的好方法。

第四,做最小可行性的验证。互联网创业里面有个mvp,也就是最小可行性产品的概念,指的是一开始做一个包含最基本功能的产品原型,然后再不断地进行迭代和优化。这么做的好处是避免了一步错导致步步错的结局。工作也是一样的,当一件工作是由多个重复模块构成的,你就可以单独地拎出来一个模块,先测试它的可行性,然后再复制到其他的模块上去。比如搜集案例资料这种工作,搜集一个案例和搜集十个案例的方法是一样的,不同点在于同一个方法框架下的具体信息是什么。那这个时候你就可以先做好一个案例,然后去和领导验证方法论的正确性。把一个案例搜集做到完美无缺之后,再复制到剩下的九个案例上,而不是一口气把十个案例都做好。结果发现方法错了,那么十个都得推翻重做。在职场上面,这种可复制的工作有很多,从最小、最简单的那一件开始做起,能够帮你节省不少的时间。

第五,把最难的事情放在开头做。学知识要由易到难,做事情得由难到易。把最难的工作放在开头做,你会发现接下来事情越做越顺,心情越来越好,效率越来越高。这个过程就像是骑车下坡一样,一路上那是酣畅淋漓的,可是如果反过来,先做最容易的,再做难度大的,会接二连三地遇到麻烦,难度没每上一个台阶,都会打击自信心。这个过程就好像是推车上坡,一直在用力,一直在喘气。所以说如果条件允许的话,建议大家在最开始做事之前,就先把最难的部分给挑出来,集中精力和资源,先攻克这个最大的。

通常来说这些难题不外乎以下几种:

a,捋思路,也就是前面我们提到的列大纲,先做什么、再做什么,着重解决哪些问题,时间计划怎么安排,具体要落实到哪些结果上,思路一旦混乱,后面一发不可收拾。

b,找原因,导致出现问题的根源在哪?原因是什么如果没找对,那么后面所有的解决方案都是空谈。

c、配资源。完成目标需要哪些资源配合,包括人力、物力、财力、时间等等。很多时候事情做不好,不是计划出了问题,而是资源没有配备到位导致的。所以说一开始你就得把需要的资源准备好,不要去走一步看一步,出了问题又手忙脚乱的。

第六,学会迅速复盘。复盘的意义就在于,成功的经验再接再厉,失败的错误不要再犯第二次。


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